Depósito de las Cuentas Anuales

Las Cuentas Anuales de una sociedad, formuladas por el órgano de administración en un plazo máximo de 3 meses desde el cierre del ejercicio, están compuestas por:

  - Balance
  - Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  - Estado de cambios en el Patrimonio Neto
  - Estado de flujos de efectivo
  - Memoria

Además de las Cuentas Anuales, también es competencia del órgano de administración la formulación de un Informe de Gestión y la propuesta de aplicación del resultado del ejercicio.


DEPÓSITO DE LAS CUENTAS

Es obligación de los administradores de la sociedad la presentación para el depósito en el Registro Mercantil de las cuentas anuales, en el plazo de un mes desde la aprobación de las mismas (recordar que la aprobación corresponde a la Junta General). Deberán ser presentadas en el Registro del domicilio social de la entidad.

Además, deberá presentarse la certificación de los acuerdos de la Junta de socios de aprobación de las cuentas y de aplicación del resultado, firmadas debidamente por los socios.

Por otra parte debe presentarse el informe de gestión si este es obligatorio. Según el art. 262.3 Ley Sociedades Capital, cuando la entidad formule balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados no estará obligada a elaborar informe de gestión.

Asimismo, también será objeto de presentación el informe del auditor, en caso de que la sociedad esté obligada legalmente a una auditoria, cuando se haya acordado a petición de una minoría de socios o de forma voluntaria por la Junta y se hubiese inscrito el nombramiento de un auditor en el Registro Mercantil.

CALIFICACIÓN Y CIERRE REGISTRAL 

En el plazo de 15 días desde la fecha del asiento de presentación de las cuentas, el registrador calificará bajo su responsabilidad si los documentos presentados son los exigidos por ley, si han sido debidamente aprobados por la Junta y si constan de las perceptivas firmas. El plazo de preservación de los documentos depositados por el Registro es de 6 años.

En el caso en que el órgano de administración no deposite las cuentas dentro del plazo establecido  (1 mes desde aprobación desde las mismas) conlleva a que no se inscriba en el Registro Mercantil ningún documento referido a la sociedad mientras no se depositen las cuentas, produciéndose un cierre registral.
Como excepción a esta regla, si podrán inscribirse los títulos referentes a:

   - Cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores
   - Revocación o renuncia de poderes
   - Disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores
   - Asientos registrales ordenados por una autoridad judicial o administrativa

SANCIONES POR FALTA DE DEPÓSITO 

La falta de depósito de cuentas en el plazo legal acarrea una serie de sanciones como son:

   * Multa de 1.200 a 60.000 euros por parte del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas) previo expediente conforme al procedimiento recogido por la LRJPAC

   * En el supuesto de que la sociedad o grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000€

Para le fijación de la sanción se atienden a circunstancias tales como la dimensión de la sociedad, el importe de las partidas de activo y su cifra de ventas referidas al último ejercicio declarado a efectos fiscales etc.
En el supuesto de que las cuentas se depositen antes de la iniciación del procedimiento sancionador, ésta se impondrá en su grado mínimo y reducida en un 50%.